Wir automatisieren den Vertriebsinnendienst: Anfragen aus E-Mail und Formular werden erfasst, mit Firmendaten angereichert und als vollständiger Vorgang im CRM angelegt, mit vorbereitetem Angebotsentwurf. Entschieden und versendet wird von Ihren Mitarbeitern.
Vier Situationen, die Anfragen bremsen und Abschlüsse kosten.
Angebotsanfragen kommen als Freitext-Mail oder PDF in info@. Jemand sichtet morgens, klärt die Zuständigkeit, leitet weiter. Im Branchenschnitt vergehen 42 Stunden bis zur ersten Reaktion, fast jede vierte Anfrage bleibt ganz unbeantwortet.
Besuchsberichte, Statuswechsel und Kontaktdaten werden nach Feierabend nachgetragen oder gar nicht. Studien zufolge ist nur rund ein Drittel der Vertriebszeit echte Verkaufszeit.
Historie im CRM, Preise im ERP, Kalkulation in Excel, Textbausteine in Word. Ein komplexes Angebot im technischen B2B kostet mehrere Stunden Zusammensuchen, bevor der erste Satz steht.
Fast die Hälfte aller Verkäufer fasst nach dem Erstkontakt kein einziges Mal nach, während die meisten Abschlüsse fünf und mehr Kontakte brauchen. Das versendete Angebot ohne Erinnerung ist der teuerste Ordner im Haus.
Belegte Zahlen aus Studien: 42 Stunden durchschnittliche Reaktionszeit auf B2B-Anfragen (Harvard Business Review). Wer binnen einer Stunde reagiert, qualifiziert fast siebenmal häufiger.
Bewusst ohne Autonomie-Versprechen: Die Automatisierung bereitet vor, Ihre Mitarbeiter entscheiden und verkaufen.
E-Mails und PDF-Anfragen auslesen, in strukturierte Daten überführen und als Vorgang im CRM anlegen.
Anfragen mit Firmendaten anreichern und nach festen Kriterien einordnen. Der Innendienst bestätigt den Vorschlag.
E-Mail-Verläufe, Statuswechsel und Notizen landen ohne Abtippen am richtigen Datensatz.
Konditionen, Preise und Verfügbarkeiten aus ERP und CRM zusammentragen, als Entwurf zur Prüfung.
Offene Angebote bekommen Wiedervorlagen und vorbereitete Nachfass-Entwürfe zum richtigen Zeitpunkt.
Aus dem gewonnenen Vorgang werden Auftragsdaten strukturiert an die Abwicklung übergeben, ohne Neuerfassung.
Aufträge, die als PDF oder E-Mail eingehen, auslesen und als Auftrag im ERP anlegen.
Dubletten, veraltete Ansprechpartner und fehlende Pflichtfelder erkennen und zur Korrektur vorlegen.
Der Prozess, an dem im Vertrieb die meiste Zeit hängt: einmal heute, einmal mit Automatisierung.
Eine mögliche Architektur für den Anfrageprozess, aufgebaut aus den Systemen, mit denen Ihr Vertrieb heute schon arbeitet.
Zuständigkeiten, Kundenabgleich und Wiedervorlagen sind Regelwerk. Das läuft nachvollziehbar und ohne laufende Kosten pro Vorgang.
KI liest Freitext-Anfragen und PDFs und schlägt eine Einordnung vor. Unsichere Fälle gehen an den Innendienst, nicht automatisch an den Kunden.
Protokoll je Vorgang, Monitoring, definierte Fehlerwege und Wiederanlauf gehören zur Lösung und nicht ins Kleingedruckte.
Welche Anbindung konkret möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell, Schnittstellen und Systemkonfiguration ab. Das prüfen wir, bevor wir etwas zusagen.
Für den Vertrieb sind meist drei Lösungsarten relevant. Was passt, entscheidet Ihr Prozess, nicht der Werkzeugkasten.
Wann sinnvoll: Anfragen kommen strukturiert über Formulare oder Portale.
Beispiel: Formular-Anfragen werden direkt als CRM-Vorgang mit Wiedervorlage angelegt.
Wann sinnvoll: Anfragen kommen als Freitext-Mail oder PDF, jede sieht anders aus.
Beispiel: KI liest die Anfrage, Regeln gleichen mit CRM und ERP ab, der Innendienst bestätigt die Einordnung.
Wann sinnvoll: Die Angebotsfreigabe soll schnell gehen, ohne CRM-Klickstrecken.
Beispiel: Eine schlanke Maske zeigt Anfrage, Einordnung und Angebotsentwurf nebeneinander.
Für den Vertrieb sind das typischerweise diese Systemkategorien.
Dazu kommen Website-Formulare, Ausschreibungsportale und Anreicherungsquellen wie Handelsregister-Daten. Grundsätzlich binden wir jedes System mit dokumentierter REST-, OData- oder SOAP-Schnittstelle an. Was im Einzelfall möglich ist, prüfen wir vorab.
FlowCore™ verbindet Prozessverständnis, klare Architektur und nahtlose Integration: drei Schritte zum zuverlässigen Vertriebsprozess.
Wir schauen uns echte Anfragen, das echte Postfach und die echte Pipeline an: Wo bleiben Vorgänge liegen, wo geht Verkaufszeit an Verwaltung verloren? Danach bewerten wir, was sich wirtschaftlich lohnt.
Zuständigkeiten, Qualifizierungskriterien und Freigabegrenzen werden geklärt, bevor etwas gebaut wird. Ein unklarer Vertriebsprozess wird automatisiert nicht besser.
Der Ablauf fügt sich in Postfach, CRM und ERP ein, statt sie zu ersetzen. Freigaben, Sonderfälle und Monitoring sind von Anfang an Teil der Lösung.
Mit Namen, Gesicht und nachvollziehbaren Ergebnissen. Keine anonymisierten Logos.
Bewerbungen und Anfragen liefen über E-Mail und Excel, die Kundengewinnung hing am Inhaber. Aufgebaut wurde ein zentrales Management plus ein Prozess für Ansprache und saubere Ablage.
Recherche und Anreicherung liefen von Hand, ein halber Tag pro Durchlauf. Heute recherchiert ein nächtlicher Workflow, reichert an und schreibt die Ergebnisse direkt ins CRM.
Jede Anfrage wird sofort erfasst und bestätigt, nicht erst nach der Postfach-Sichtung.
Abtippen, Zusammensuchen und Nachtragen laufen im Hintergrund. Der Innendienst spricht mit Kunden.
Vorgänge, Kontakte und Historie sind aktuell, ohne Abendschichten für die Datenpflege.
Wiedervorlagen und Nachfass-Entwürfe kommen automatisch zum richtigen Zeitpunkt.
Gewonnene Aufträge gehen strukturiert ins ERP, ohne Neuerfassung und Zahlendreher.
Auswertungen basieren auf vollständigen Daten, nicht auf dem Stand der letzten Pflege-Aktion.
Konkrete Zahlen nennen wir, wenn wir Ihren Prozess gesehen haben, nicht vorher.
Unsicher, wo Ihr Vertrieb steht? Genau dafür ist der Prozess-Check da.
Erfassung, Einordnung, Datenpflege, Angebotsvorbereitung, Nachfass-Koordination und die Übergabe an die Abwicklung. Das Verkaufsgespräch selbst nicht, und das ist Absicht.
Nein. Sie bereitet Vorgänge vor. Entscheiden, freigeben und versenden bleibt beim Innendienst. Kein Angebot verlässt das Haus ohne menschliche Entscheidung.
Gängige Systeme werden über dokumentierte Schnittstellen verbunden, ältere über E-Mail, CSV-Export oder Datenbankzugriff. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Der Workflow arbeitet mit Sicherheitsschwellen. Was er nicht eindeutig einordnen kann, geht als offener Vorgang an einen Menschen. Fehlen Angaben, entsteht ein Rückfrage-Entwurf mit den konkret fehlenden Punkten.
Eingangsbestätigung und angelegter Vorgang in Minuten. Zum Vergleich: Der Branchenschnitt liegt bei 42 Stunden bis zur ersten Reaktion.
Über Kundennummer, E-Mail-Domain und Firmierung. Bestandskunden bekommen ihre Konditionen und ihren Betreuer, Neukontakte einen Qualifizierungsvorgang.
Freigabestufen bleiben im Prozess abgebildet. Ein Angebot über der Schwelle geht automatisch in die Freigabe an die Vertriebsleitung, nicht an den Kunden.
Nein. Es verlagert Zeit von Abtippen und Suchen auf Kundenkontakt. Studien zeigen: Nur rund ein Drittel der Vertriebszeit ist heute Verkaufszeit. Genau da setzt die Automatisierung an.
Genau das schauen wir uns im kostenfreien Prozess-Check an: Wie Anfragen heute hereinkommen, welche Systeme beteiligt sind, was sich automatisieren lässt und was nicht. Danach wissen Sie, ob sich eine Umsetzung lohnt.