Wir automatisieren den Papierkram rund um den Serviceeinsatz: Einsatzberichte entstehen direkt nach dem Termin, Serviceanfragen landen sortiert beim richtigen Techniker, und die Faktura wartet nicht mehr auf den Zettel aus dem Fahrzeug. Ihre Techniker machen Technik, nicht Verwaltung.
Vier Situationen, die wir in Servicebetrieben immer wieder sehen, unabhängig von Branche und Software.
Die Woche war voll, die Berichte sind es nicht. Freitagnachmittag sitzt der Techniker im Büro und rekonstruiert aus Notizen und Gedächtnis, was Dienstag auf der Anlage war. Details fehlen, die Doku wird dünn.
Fakturiert werden kann erst, wenn Bericht und Stundenzettel im Büro sind. Liegen die noch im Fahrzeug, verschiebt sich die Rechnung um Tage. Bei strittigen Positionen fehlt dann auch noch der Nachweis.
Störung, Wartungswunsch, Ersatzteilfrage: alles landet in service@. Jemand liest, sortiert, leitet weiter, fragt nach. Dringendes liegt neben Unwichtigem, und der Kunde ruft an, ob seine Mail angekommen ist.
Der Techniker steht vor der Maschine und weiß nicht, was der Kollege beim letzten Einsatz gemacht hat. Der Bericht liegt irgendwo als PDF, das Ersatzteil ist nicht im Fahrzeug, die zweite Anfahrt ist programmiert.
Branchenwerte aus Service-Studien: rund 30 Prozent der Außendienstzeit gehen in Verwaltung statt in Einsätze, und in vielen Betrieben laufen Einsatzberichte noch über Papierformulare. Nicht dramatisch pro Vorgang, teuer in Summe.
Nicht jeder Betrieb braucht alles. Aus diesen Bausteinen stellen wir den Ablauf zusammen, der zu Ihrem Serviceprozess passt.
Aus Sprachnotiz, Fotos und Checkliste des Technikers entsteht ein strukturierter Bericht im richtigen Format.
Eingehende Anfragen erkennen, nach Dringlichkeit und Thema einordnen und dem richtigen Ansprechpartner zuweisen.
Der Kunde bekommt sofort eine Bestätigung mit Vorgangsnummer, statt tagelang auf ein Lebenszeichen zu warten.
Fällige Wartungen aus Verträgen und Intervallen erkennen, Terminvorschläge erstellen und nachfassen.
Anlagenhistorie, letzte Berichte und offene Punkte automatisch zum Termin bereitstellen, bevor der Techniker losfährt.
Bestätigte Berichte mit Zeiten und Material direkt an Buchhaltung oder ERP übergeben, ohne Zettelwirtschaft.
Terminbestätigung, Anfahrtsinfo und Abschlussbericht gehen automatisch raus, Statusanrufe werden seltener.
Ersatzteilbedarf, Angebotschancen und Reklamationen aus dem Bericht erkennen und an die richtige Stelle geben.
Der wirtschaftlich wichtigste Einzelprozess im Service: einmal heute, einmal mit Automatisierung.
Eine mögliche Architektur für den Serviceprozess, aufgebaut aus den Systemen, mit denen Sie heute schon arbeiten.
Zuständigkeiten, Fristen und Eskalationswege sind Regeln: nachvollziehbar, testbar und ohne laufende Kosten pro Vorgang.
KI versteht Sprachnotizen, Fotos und Freitext-Anfragen. Unsichere Fälle gehen an einen Menschen, nicht ungeprüft in den Bericht.
Protokoll je Vorgang, Monitoring, definierte Fehlerwege und Wiederanlauf gehören zur Lösung, nicht ins Kleingedruckte.
Welche Anbindung konkret möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell, Schnittstellen und Systemkonfiguration ab. Das prüfen wir, bevor wir etwas zusagen.
Für Service und Außendienst sind meist drei Lösungsarten relevant. Was passt, entscheidet Ihr Prozess, nicht der Werkzeugkasten.
Wann sinnvoll: Termine, Verträge und Wartungsintervalle liegen strukturiert vor und müssen nur zusammenlaufen.
Beispiel: Fällige Wartungen erzeugen automatisch Terminvorschläge samt Kalendereintrag und Kundeninfo.
Wann sinnvoll: Berichte und Anfragen kommen als Sprachnotiz, Foto oder Freitext, Form und Inhalt wechseln je Fall.
Beispiel: KI strukturiert die Sprachnotiz zum Bericht, Regeln prüfen Zeiten und Material, der Techniker gibt frei.
Wann sinnvoll: Die Erfassung unterwegs soll einfacher sein als das ERP am Laptop.
Beispiel: Eine schlanke mobile Maske für Checkliste, Fotos und Unterschrift direkt beim Kunden.
Für Service und Außendienst sind das typischerweise diese Systemkategorien.
Grundsätzlich binden wir jedes System mit dokumentierter REST-, OData- oder SOAP-Schnittstelle an, dazu SQL-Datenbanken und Dateiformate. Was im Einzelfall möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell und Konfiguration ab. Das prüfen wir vorab.
FlowCore™ verbindet Prozessverständnis, klare Architektur und nahtlose Integration: drei Schritte zum zuverlässigen Serviceprozess.
Wir begleiten den Weg vom Anruf bis zur Rechnung: Wo entsteht Papier, wo wartet jemand, wo geht Wissen verloren? Danach bewerten wir, was sich wirtschaftlich lohnt.
Zuständigkeiten, Berichtsstruktur und Freigabewege werden zu einem klaren Soll-Prozess geordnet, bevor etwas gebaut wird.
Der Ablauf fügt sich in Ticketsystem, ERP und Postfach ein. Fallback-Regeln, Freigaben und Monitoring sind von Anfang an Teil der Lösung.
Für den Service zeigen wir einen nachgestellten Demo-Prozess und echte Referenzen aus anderen Prozessbereichen.
Deshalb behaupten wir hier auch keine. Wie wir arbeiten und was dabei herauskommt, zeigen drei echte Projekte aus Vertrieb, Personalgewinnung und Recherche, mit Namen, Gesicht und nachvollziehbaren Ergebnissen:
Der Einsatzbericht entsteht direkt nach dem Termin, nicht am Freitagnachmittag.
Freigegebene Berichte gehen direkt in die Abrechnung, ohne Umweg übers Papier.
Jede Anfrage hat einen Vorgang, eine Zuständigkeit und eine Eingangsbestätigung.
Der Techniker kennt Historie und offene Punkte, bevor er beim Kunden ankommt.
Kunden werden proaktiv informiert, vom Termin bis zum Abschlussbericht.
Jeder Einsatz ist dokumentiert und auffindbar, auch wenn Kollegen wechseln.
Konkrete Zahlen nennen wir, wenn wir Ihren Prozess gesehen haben, nicht vorher.
Unsicher, wo Ihr Serviceprozess steht? Genau dafür ist der Prozess-Check da.
Ja. Die KI transkribiert und strukturiert die Notiz nach Ihrer Berichtsvorlage: Tätigkeit, Zeiten, Material, offene Punkte. Der Techniker prüft das Ergebnis und gibt frei. Ohne Freigabe wird nichts abgerechnet.
In der Regel nicht. Sprachnotiz und Fotos funktionieren mit dem vorhandenen Smartphone. Wo eine Erfassungsmaske sinnvoll ist, läuft sie im Browser.
Nein. Die Automatisierung legt sich als Schicht über Ticketsystem, ERP und Postfach und nutzt deren Schnittstellen. Ihre Systeme bleiben führend.
Sie werden nicht stillschweigend einsortiert. Unsichere Fälle landen mit dem Originaltext bei Ihren Mitarbeitern, die Zuordnung lernt aus den Korrekturen.
Definierte Standardfälle ja, etwa Statusfragen zu einem laufenden Vorgang. Alles andere übergibt er mit Kontext an Ihre Mitarbeiter. Welche Fälle das sind, legen Sie fest.
Aus dem freigegebenen Bericht, strukturiert über die Schnittstelle in ERP oder Faktura-Software. Was nicht plausibel ist, etwa fehlende Zeiten, wird vorher angemahnt.
Ja. Notizen und Fotos entstehen offline auf dem Gerät und werden übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Der Workflow verarbeitet sie dann automatisch.
Die Workflow-Plattform läuft auf Servern in Deutschland. Welche Daten ein KI-Dienst sieht, legen wir gemeinsam fest, geregelt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine DSGVO-konforme Umsetzung.
Genau das schauen wir uns im kostenfreien Prozess-Check an: Wie Berichte, Anfragen und Faktura heute laufen, welche Systeme beteiligt sind, was sich automatisieren lässt und was nicht. Danach wissen Sie, ob sich eine Umsetzung lohnt.