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Use Case · Vertrieb

Angebotsprozesse automatisieren: versandfertige Entwürfe statt Zusammensuchen.

Anfragedaten, Kundenhistorie, Preise und Textbausteine laufen in einem Workflow zusammen: kalkuliert, geprüft, als Entwurf vorbereitet. Auf dieser Seite sehen Sie den Workflow so, wie er wirklich aussieht, direkt aus n8n.

Lösungsart: KI-gestützter WorkflowBereich: VertriebEntscheidung bleibt beim Menschen
Schematischer Vorher-Nachher-Vergleich: Vorgänge heute von Hand über mehrere Kanäle prüfen, mit Workflow erkennen, auslesen und vorprüfen, Entscheidung beim Menschen
Das Problem

In drei Sätzen.

Alle Daten fürs Angebot sind im Haus, zusammengesucht werden sie trotzdem. Historie im CRM, Preise im ERP, Kalkulation in Excel, Textbausteine in Word: ein komplexes Angebot kostet Stunden, bevor der erste Satz steht. Und ist das Angebot raus, wird es still, nachgefasst wird, wenn Zeit ist, und Zeit ist selten.
Demo-Workflow · nachgestellt, keine Kundendaten

So sieht der Workflow in n8n aus.

So läuft der Ablauf als n8n-Workflow. Wir haben ihn als Prototyp mit Demo-Modulen nachgebaut, damit Sie den Weg nachvollziehen können. In Ihrem Projekt stehen an diesen Stellen Ihre eigenen Systeme.

n8n-Workflow für Angebotsprozesse: Prototyp mit Demo-Modulen

Aufgebaut mit n8n, selbst gehostet auf einem Server in Deutschland. Die gezeigten Bausteine sind Demo-Module; im Projekt kommen Ihre Systeme an ihre Stelle: Ihr Postfach, Ihr ERP oder CRM, Ihre Ablage.

Der Ablauf

Was der Workflow tut und was er bewusst nicht tut.

SCHRITT FÜR SCHRITT
1Anfragedaten strukturieren: KI überführt Positionen, Mengen und Termine aus der Anfrage in eine feste Struktur, als Grundlage für Kalkulation und Entwurf
2Kundenkontext zusammentragen: Historie, Konditionen und frühere Angebote aus CRM und ERP werden am Vorgang gebündelt, ohne Suche in drei Systemen
3Preise und Verfügbarkeiten abrufen: Listenpreise, Staffeln und kundenindividuelle Konditionen kommen aus der Warenwirtschaft, Verfügbarkeiten werden geprüft
4Vollständigkeit prüfen: Fehlen Menge, Ausführung oder Termin, entsteht ein Rückfrage-Entwurf mit den konkret offenen Punkten, bevor kalkuliert wird
5Entwurf in Ihrer Vorlage erstellen: Positionen, Preise und Textbausteine werden in die bestehende Angebotsvorlage eingesetzt, Angebote über Rabattgrenzen gehen zur Freigabe
6Nachfassen strukturieren: Jedes versendete Angebot bekommt eine Wiedervorlage und zum richtigen Zeitpunkt einen vorbereiteten Nachfass-Entwurf
BEWUSST NICHT AUTOMATISIERT
Der Versand. Kein Angebot verlässt das Haus ohne Prüfung und Freigabe durch Ihre Mitarbeiter
Die Preisentscheidung. Rabatte über der Grenze gehen dokumentiert an die Vertriebsleitung, nicht an den Kunden
Das Verkaufsgespräch. Der Workflow bereitet Nachfass-Entwürfe vor, gesprochen wird von Ihrem Vertrieb
Diese Grenzen sind kein Mangel, sondern Absicht: Automatisiert wird die Vorbereitung, nicht der Verkauf.
HR-Mitarbeiterin zeigt einem Kollegen eine aufgeräumte Bewerber-Übersicht am Bildschirm
Voraussetzungen & Ergebnisse

Was Sie brauchen und was dabei herauskommt.

Angebote in Stunden statt Tagen

Der Entwurf steht, sobald die Anfrage qualifiziert ist, nicht erst nach dem Zusammensuchen.

Einheitliche Kalkulationsgrundlage

Konditionen kommen aus dem System, nicht aus dem Gedächtnis erfahrener Kollegen.

Kein vergessenes Angebot

Wiedervorlagen und Nachfass-Entwürfe kommen automatisch zum richtigen Zeitpunkt.

Das brauchen Sie dafür: Zugriff auf CRM und ERP mit gepflegten Preisen und Artikeln, Ihre bestehende Angebotsvorlage und eine Person, die Preislogik und Freigabegrenzen mit uns festlegt. Mehr nicht. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Echte Ergebnisse

Referenzen aus unserer Arbeit.

Für diesen Use Case veröffentlichen wir noch keine eigene Fallstudie. Diese beiden Projekte zeigen, wie wir arbeiten: gleiche Methode, nachvollziehbare Ergebnisse.

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Über 300 Bewerbungen, verteilt auf Postfächer, Portale und Zettel. Nach der Umstellung sammelt, sortiert und bewertet ein zentrales Bewerbermanagement, entschieden wird im Betrieb.

1 bis 2 Min. pro Bewerbung55 Einstellungen in 8 Wochen
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Bewerbungen und Anfragen liefen über E-Mail und Excel. Ein zentrales Bewerbermanagement plus sauberer Ansprache-Prozess haben die Verwaltung gebündelt und Wachstum möglich gemacht.

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Passend zu diesem Use Case.

Wie viele Ihrer Angebote warten gerade auf ein Nachfassen?

Im kostenfreien Prozess-Check klären wir, wie aus Anfragen heute Angebote werden, welche Systeme beteiligt sind und ob sich dieser Workflow für Sie rechnet, ehrliche Antwort inklusive, auch wenn sie Nein lautet.

15 Minuten, telefonisch oder per Video. Sie sprechen direkt mit Kevin Hippert, nicht mit einem Vertriebsteam.