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Use Case · Abteilungsübergreifend

Freigabeprozesse automatisieren:
Der Weg zur Entscheidung,
nicht die Entscheidung.

Vorgänge werden mit allen Unterlagen vorbereitet, an die zuständige Person geleitet, bei Fristablauf erinnert und lückenlos dokumentiert. Auf dieser Seite sehen Sie den Workflow so, wie er wirklich aussieht, direkt aus n8n.

Lösungsart: Klassische SystemverbindungBereich: AbteilungsübergreifendEntscheidung bleibt beim Menschen
Schematischer Vorher-Nachher-Vergleich: Vorgänge heute von Hand über mehrere Kanäle prüfen, mit Workflow erkennen, auslesen und vorprüfen, Entscheidung beim Menschen
Das Problem

In drei Sätzen.

Die Entscheidung dauert eine Minute, der Vorgang wartet trotzdem tagelang. Er liegt im Postfach eines Abwesenden, die Unterlagen fehlen, und nach drei Tagen beginnt das Nachfragen per Telefon und auf dem Flur. Beim Audit steckt der Nachweis dann in Postfächern und im Gedächtnis der Beteiligten.
Demo-Workflow · nachgestellt, keine Kundendaten

So sieht der Workflow in n8n aus.

So läuft der Ablauf als n8n-Workflow. Wir haben ihn als Prototyp mit Demo-Modulen nachgebaut, damit Sie den Weg nachvollziehen können. In Ihrem Projekt stehen an diesen Stellen Ihre eigenen Systeme.

n8n-Workflow für Freigaben: Prototyp mit Demo-Modulen

Aufgebaut mit n8n, selbst gehostet auf einem Server in Deutschland. Die gezeigten Bausteine sind Demo-Module; im Projekt kommen Ihre Systeme an ihre Stelle: Ihr Postfach, Ihr ERP oder CRM, Ihre Ablage.

Der Ablauf

Was der Workflow tut und was er bewusst nicht tut.

SCHRITT FÜR SCHRITT
1Vorgänge entscheidbar machen: Beleg, Daten, Budgetbezug und der konkrete Entscheidungspunkt werden zu einer Aufgabe zusammengestellt, die ohne Suchen entschieden werden kann
2Zuständigkeit ermitteln: Wertgrenzen, Kostenstellen und Rollen bestimmen automatisch, wer entscheidet, und in welcher Reihenfolge
3Entscheidung per Klick einholen: Freigeben, korrigieren oder ablehnen direkt aus E-Mail oder Chat, ohne Anmeldung im Fachsystem
4Erinnern, vertreten, eskalieren: Abgestufte Erinnerungen nach definierter Frist, Abwesenheiten werden berücksichtigt, bevor ein Vorgang liegen bleibt
5Mehrstufige Ketten steuern: Fachbereich, Leitung, Geschäftsführung: nacheinander oder parallel, je nach Wert und Regelwerk
6Zurückspielen und protokollieren: Die Entscheidung samt Kommentar landet im ERP oder in der Buchhaltung, die Freigabehistorie wird revisionssicher abgelegt
BEWUSST NICHT AUTOMATISIERT
Die Entscheidung selbst. Freigeben, korrigieren oder ablehnen bleibt bei Ihren Mitarbeitern, mit Kommentar und Protokoll
Die Freigaberegeln. Wertgrenzen, Zuständigkeiten und Fristen legen Sie fest, nicht das System
Strittige Einzelfälle. Was fachlich umstritten ist, löst kein Workflow, sondern ein Gespräch
Diese Grenzen sind kein Mangel, sondern Absicht: Automatisiert wird der Weg zur Entscheidung, nicht die Entscheidung selbst.
HR-Mitarbeiterin zeigt einem Kollegen eine aufgeräumte Bewerber-Übersicht am Bildschirm
Voraussetzungen & Ergebnisse

Was Sie brauchen und was dabei herauskommt.

Vorgänge bleiben in Bewegung

Fristen, Erinnerungen und Vertretungen halten Freigaben am Laufen, ohne dass jemand nachfassen muss.

Entscheidbare Aufgaben statt nackter PDFs

Der Entscheider sieht Vorgang, Unterlagen und Konfliktpunkt auf einen Blick, statt sie zusammenzusuchen.

Nachvollziehbar bei Audit und Prüfung

Wer wann was mit welcher Begründung entschieden hat, ist dokumentiert und auffindbar.

Das brauchen Sie dafür: Benennbare Wertgrenzen, Zuständigkeiten und Fristen, Zugriff auf die beteiligten Systeme und eine Person, die den Soll-Prozess mit uns festlegt. Mehr nicht. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Echte Ergebnisse

Referenzen aus unserer Arbeit.

Für diesen Use Case veröffentlichen wir noch keine eigene Fallstudie. Diese beiden Projekte zeigen, wie wir arbeiten: gleiche Methode, nachvollziehbare Ergebnisse.

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Passend zu diesem Use Case.

Welche Freigabe bleibt in Ihrem Haus am längsten liegen?

Im kostenfreien Prozess-Check klären wir, wie Entscheidungen heute laufen, welche Systeme beteiligt sind und ob sich dieser Workflow für Sie rechnet, ehrliche Antwort inklusive, auch wenn sie Nein lautet.

15 Minuten, telefonisch oder per Video. Sie sprechen direkt mit Kevin Hippert, nicht mit einem Vertriebsteam.