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Use Case · Vertrieb

CRM-Datenpflege automatisieren: vollständige Datensätze, mehr Verkaufszeit.

Leads aus Formularen, E-Mails und Kampagnen laufen in einem Workflow zusammen: erfasst, angereichert, gegen Dubletten geprüft. Auf dieser Seite sehen Sie den Workflow so, wie er wirklich aussieht, direkt aus n8n.

Lösungsart: KI-gestützter WorkflowBereich: VertriebEntscheidung bleibt beim Menschen
Schematischer Vorher-Nachher-Vergleich: Vorgänge heute von Hand über mehrere Kanäle prüfen, mit Workflow erkennen, auslesen und vorprüfen, Entscheidung beim Menschen
Das Problem

In drei Sätzen.

Leads kommen digital an, ins CRM getippt werden sie trotzdem. Studien zufolge ist nur rund ein Drittel der Vertriebszeit echte Verkaufszeit, ein großer Teil des Rests geht in Dateneingabe, Recherche und Nachtragen. Was nicht nachgetragen wird, fehlt beim nächsten Kontakt, und dieselbe Firma steht am Ende dreimal im System.
Demo-Workflow · nachgestellt, keine Kundendaten

So sieht der Workflow in n8n aus.

So läuft der Ablauf als n8n-Workflow. Wir haben ihn als Prototyp mit Demo-Modulen nachgebaut, damit Sie den Weg nachvollziehen können. In Ihrem Projekt stehen an diesen Stellen Ihre eigenen Systeme.

n8n-Workflow für CRM-Automatisierungen: Prototyp mit Demo-Modulen

Aufgebaut mit n8n, selbst gehostet auf einem Server in Deutschland. Die gezeigten Bausteine sind Demo-Module; im Projekt kommen Ihre Systeme an ihre Stelle: Ihr Postfach, Ihr ERP oder CRM, Ihre Ablage.

Der Ablauf

Was der Workflow tut und was er bewusst nicht tut.

SCHRITT FÜR SCHRITT
1Leads automatisch erfassen: Anfragen aus Formularen, E-Mails und Kampagnen werden strukturiert und als Kontakt mit Vorgang im CRM angelegt, KI liest den Freitext
2Kontakte anreichern: Branche, Größe, Anschrift und Ansprechpartner kommen aus Handelsregister-Daten, Firmenwebsite und Verzeichnissen dazu
3Dubletten erkennen: Neue Kontakte werden über Domain, Firmierung und Schreibvarianten gegen den Bestand geprüft, Zusammenführungen kommen als Vorschlag
4Einordnen und zuweisen: Leads werden nach festen Kriterien bewertet und dem richtigen Mitarbeiter oder Gebiet zugeordnet, der Vertrieb bestätigt
5Aktivitäten und Status pflegen sich mit: E-Mail-Verläufe, Termine und Notizen landen ohne Abtippen am Datensatz, Wiedervorlagen und Statuswechsel folgen definierten Regeln
6Vertriebsdaten weitergeben: Gewonnene Vorgänge gehen strukturiert an ERP und Auftragsabwicklung, Kontaktlisten bleiben in Kampagnen-Tools aktuell
BEWUSST NICHT AUTOMATISIERT
Die Ansprache. Wer angerufen wird und was gesagt wird, entscheiden Ihre Mitarbeiter
Änderungen am Bestand. Zusammenführungen und Korrekturen kommen als geprüfter Vorschlag, nicht als stille Änderung
Die Lead-Bewertung im Zweifel. Die Einordnung ist ein Vorschlag, bestätigt wird vom Vertrieb
Diese Grenzen sind kein Mangel, sondern Absicht: Automatisiert wird die Datenpflege, nicht die Kundenbeziehung.
HR-Mitarbeiterin zeigt einem Kollegen eine aufgeräumte Bewerber-Übersicht am Bildschirm
Voraussetzungen & Ergebnisse

Was Sie brauchen und was dabei herauskommt.

Vollständige Datensätze von Anfang an

Jeder Lead kommt mit Firma, Ansprechpartner und Anliegen ins CRM, nicht als Fragment im Postfach.

Mehr Verkaufszeit

Abtippen, Recherchieren und Nachtragen laufen im Hintergrund, Ihr Vertrieb spricht mit Kunden.

Kein Lead bleibt liegen

Jeder neue Kontakt hat einen Zuständigen und eine Wiedervorlage, vom ersten Tag an.

Das brauchen Sie dafür: Ein CRM als führendes System mit Schnittstellenzugriff, die Quellen Ihrer Leads (Formulare, Postfach, Kampagnen) und eine Person, die Pflichtfelder und Zuständigkeiten mit uns festlegt. Mehr nicht. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Echte Ergebnisse

Referenzen aus unserer Arbeit.

Für diesen Use Case veröffentlichen wir noch keine eigene Fallstudie. Diese beiden Projekte zeigen, wie wir arbeiten: gleiche Methode, nachvollziehbare Ergebnisse.

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