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Use Case · Einkauf

Auftragsbestätigungen automatisch prüfen: jede Position, nicht nur die Stichprobe.

Jede Lieferanten-AB wird ausgelesen, der Bestellung zugeordnet und positionsweise auf Preis, Menge und Termin abgeglichen. Auf dieser Seite sehen Sie den Workflow so, wie er wirklich aussieht, direkt aus n8n.

Lösungsart: KI-gestützter WorkflowBereich: EinkaufEntscheidung bleibt beim Menschen
Schematischer Vorher-Nachher-Vergleich: Vorgänge heute von Hand über mehrere Kanäle prüfen, mit Workflow erkennen, auslesen und vorprüfen, Entscheidung beim Menschen
Das Problem

In drei Sätzen.

Der Lieferant bestätigt digital, verglichen wird trotzdem Zeile für Zeile. Bei 15 bis 20 Minuten Prüfzeit pro Auftragsbestätigung prüfen viele Betriebe nur noch Stichproben, und genau im ungeprüften Rest sammeln sich die teuren Überraschungen. Dabei gilt eine abweichende AB rechtlich als neues Angebot, wer nicht widerspricht, akzeptiert.
Demo-Workflow · nachgestellt, keine Kundendaten

So sieht der Workflow in n8n aus.

So läuft der Ablauf als n8n-Workflow. Wir haben ihn als Prototyp mit Demo-Modulen nachgebaut, damit Sie den Weg nachvollziehen können. In Ihrem Projekt stehen an diesen Stellen Ihre eigenen Systeme.

n8n-Workflow für Auftragsbestätigungen: Prototyp mit Demo-Modulen

Aufgebaut mit n8n, selbst gehostet auf einem Server in Deutschland. Die gezeigten Bausteine sind Demo-Module; im Projekt kommen Ihre Systeme an ihre Stelle: Ihr Postfach, Ihr ERP oder CRM, Ihre Ablage.

Der Ablauf

Was der Workflow tut und was er bewusst nicht tut.

SCHRITT FÜR SCHRITT
1AB-Eingang erkennen: Das Einkaufspostfach wird überwacht, Auftragsbestätigungen werden von Lieferscheinen und Rechnungen unterschieden und in den Ablauf übernommen
2Kopf- und Positionsdaten auslesen: KI extrahiert Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise und Termine aus PDF, Scan und Freitext-Mail, unabhängig vom Lieferanten-Layout
3Bestellung zuordnen und übersetzen: Die AB wird dem richtigen Vorgang zugeordnet, Lieferanten-Artikelnummern und Verpackungseinheiten werden auf die eigene Basis umgerechnet
4Positionsweise abgleichen: Preis, Menge, Einheit und Termin jeder Position werden gegen die Bestellung geprüft, mit Toleranzen, die Sie festlegen
5Abweichungen zur Entscheidung geben: Nur echte Konflikte landen beim Einkäufer, zusammen mit AB, Bestellung und dem konkreten Konfliktpunkt
6Ergebnis übernehmen, offene ABs überwachen: Bestätigte Termine werden im ERP nachgepflegt, Bestellungen ohne Rückmeldung werden nach definierter Frist angemahnt
BEWUSST NICHT AUTOMATISIERT
Die Entscheidung über Abweichungen. Ob akzeptiert, verhandelt oder widersprochen wird, entscheidet Ihr Einkäufer
Die Rückfrage an den Lieferanten. Der Workflow bereitet den Vorgang mit Konfliktpunkt auf, kommuniziert wird von Menschen
Toleranzen und Prüfregeln. Was als Abweichung gilt, legen Sie fest, nicht das System
Diese Grenzen sind kein Mangel, sondern Absicht: Automatisiert wird der Abgleich, nicht die Entscheidung gegenüber dem Lieferanten.
HR-Mitarbeiterin zeigt einem Kollegen eine aufgeräumte Bewerber-Übersicht am Bildschirm
Voraussetzungen & Ergebnisse

Was Sie brauchen und was dabei herauskommt.

Jede AB geprüft, nicht nur die Stichprobe

Der Abgleich läuft bei jeder Bestätigung, unabhängig vom Bestellwert.

Terminverschiebungen fallen sofort auf

Ein verschobener Liefertermin zeigt sich am Tag des AB-Eingangs, nicht Wochen später in der Produktion.

Preisabweichungen vor der Rechnung

Konflikte werden geklärt, solange noch verhandelt werden kann, nicht erst bei der Rechnungsprüfung.

Das brauchen Sie dafür: Zugriff auf das Einkaufspostfach, Bestelldaten aus ERP oder Warenwirtschaft als Soll-Werte und eine Person, die Toleranzen und Prüfregeln mit uns festlegt. Mehr nicht. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Echte Ergebnisse

Referenzen aus unserer Arbeit.

Für diesen Use Case veröffentlichen wir noch keine eigene Fallstudie. Diese beiden Projekte zeigen, wie wir arbeiten: gleiche Methode, nachvollziehbare Ergebnisse.

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Wie viele Ihrer Auftragsbestätigungen werden heute wirklich geprüft?

Im kostenfreien Prozess-Check klären wir, wie ABs heute hereinkommen, wo die Bestelldaten stehen und ob sich dieser Workflow für Sie rechnet, ehrliche Antwort inklusive, auch wenn sie Nein lautet.

15 Minuten, telefonisch oder per Video. Sie sprechen direkt mit Kevin Hippert, nicht mit einem Vertriebsteam.