Wir automatisieren den Weg vom Auftragseingang ins ERP: Bestellungen aus E-Mail, PDF und Portal werden ausgelesen, gegen Ihre Stammdaten geprüft und als fertiger Auftrag vorbereitet. Sonderfälle gehen geordnet zur Freigabe an Ihre Mitarbeiter.
Vier Situationen, die wir in Betrieben immer wieder sehen, unabhängig von Branche und ERP.
Dutzende Bestellungen als PDF-Anhang in vertrieb@. Jede wird geöffnet, der Kunde herausgesucht, Position für Position ins ERP getippt. Der halbe Vormittag ist weg, bevor die erste echte Kundenfrage beantwortet ist.
Der Kunde bestellt mit seiner eigenen Materialnummer. Die Zuordnung zur eigenen Artikelnummer läuft über Suche, Excel-Listen oder Erfahrung. Ein Zahlendreher genügt für eine Falschlieferung samt Retoure.
Eine Bestellung mit 35 Positionen, die Tabelle bricht über Seiten um. Zwei Zeilen werden übersehen und fallen erst auf, wenn der Kunde den Wareneingang prüft.
Der Kunde bestellt telefonisch und schickt „zur Sicherheit“ noch eine E-Mail. Zwei Kollegen legen zwei Aufträge an. Die doppelte Lieferung meldet sich per Reklamation.
Praxiswerte aus Großhandel und Fertigung: fünf bis acht Minuten Abtippen und Prüfen pro Auftrag, etwa ein Erfassungsfehler auf 20 bis 25 Bestellungen. Nicht dramatisch pro Vorgang, aber teuer in Summe.
Nicht jeder Betrieb braucht alles. Aus diesen Bausteinen stellen wir den Ablauf zusammen, der zu Ihrem Prozess passt.
E-Mail-Postfächer und Portale überwachen, Bestellungen erkennen und dem richtigen Vorgang zuordnen.
Positionen, Mengen, Termine und Adressen aus PDF, Excel und Freitext-E-Mails strukturiert extrahieren.
Kundenartikelnummern übersetzen, Mengeneinheiten und Konditionen gegen das ERP prüfen.
Geprüfte Standardfälle als fertigen Auftrag anlegen oder sauber zur Übernahme vorbereiten.
Preisabweichungen, unbekannte Artikel und fehlende Angaben mit Kontext zur Freigabe geben.
Die Bestätigung an den Kunden erstellen und versenden, sobald der Auftrag steht.
Auftragsbestätigungen der Lieferanten positionsweise gegen die eigene Bestellung prüfen.
Ablage im DMS, Statusmeldungen und Übergaben an Lager, Fertigung oder Rechnung auslösen.
Der wirtschaftlich wichtigste Einzelprozess in der Auftragsabwicklung: einmal heute, einmal mit Automatisierung.
Eine mögliche Architektur für den Auftragseingang, aufgebaut aus den Systemen, mit denen Sie heute schon arbeiten.
Was sich mit klaren Regeln prüfen lässt, wird mit Regeln geprüft: Pflichtfelder, Grenzwerte, Zuordnungen. Nachvollziehbar, testbar und ohne laufende Kosten pro Vorgang.
KI liest Dokumente und Freitext, also dort, wo Verstehen gefragt ist. Unsichere Fälle gehen an einen Menschen, nicht ungeprüft ins ERP.
Protokoll je Vorgang, Monitoring, definierte Fehlerwege und Wiederanlauf gehören zur Lösung und nicht ins Kleingedruckte.
Welche Anbindung konkret möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell, Schnittstellen und Systemkonfiguration ab. Das prüfen wir, bevor wir etwas zusagen.
Für die Auftragsabwicklung sind meist drei Lösungsarten relevant. Was passt, entscheidet Ihr Prozess, nicht der Werkzeugkasten.
Wann sinnvoll: Bestellungen kommen strukturiert an: aus Shop, Portal oder in festen Dateiformaten.
Beispiel: Portal-Bestellungen werden ohne KI-Baustein direkt als ERP-Auftrag vorbereitet.
Wann sinnvoll: Bestellungen kommen als PDF oder Freitext, Aufbau und Layout wechseln je Kunde.
Beispiel: KI liest die Bestellung, Regeln prüfen gegen Stammdaten, Sonderfälle gehen zur Freigabe.
Wann sinnvoll: Die Prüfung im ERP ist zu schwerfällig oder verteilt sich über mehrere Systeme.
Beispiel: Eine schlanke Freigabemaske zeigt Original-PDF und erkannte Daten nebeneinander.
Für die Auftragsabwicklung sind das typischerweise diese Systemkategorien.
Dazu kommen Kundenportale, EDIFACT (ORDERS) als Projekt, CSV/Excel/XML und Fax-to-Mail. Grundsätzlich binden wir jedes System mit dokumentierter REST-, OData- oder SOAP-Schnittstelle an, dazu SQL-Datenbanken und Dateiformate. Was im Einzelfall möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell und Konfiguration ab. Das prüfen wir vorab.
FlowCore™ verbindet Prozessverständnis, klare Architektur und nahtlose Integration: drei Schritte zum zuverlässigen Auftragsprozess.
Wir schauen uns echte Bestellungen und den echten Ablauf an: Wo wird abgetippt, wo wird gewartet, wo entstehen Fehler? Danach bewerten wir, was sich wirtschaftlich lohnt.
Der Ist-Zustand wird nicht eins zu eins digitalisiert: Unnötige Schleifen und Doppelprüfungen entfallen, Zuständigkeiten und Sonderfälle werden zu einem klaren Soll-Prozess geordnet.
Der neue Ablauf fügt sich in Postfach, ERP und Ablage ein, statt sie zu ersetzen. Freigaben, Fehlerwege und Monitoring sind von Anfang an Teil der Lösung.
Für die Auftragsabwicklung zeigen wir einen nachgestellten Demo-Prozess und echte Referenzen aus anderen Prozessbereichen.
Deshalb behaupten wir hier auch keine. Wie wir arbeiten und was dabei herauskommt, zeigen drei echte Projekte aus Vertrieb, Personalgewinnung und Recherche, mit Namen, Gesicht und nachvollziehbaren Ergebnissen:
Daten werden einmal erfasst. Die Eingabe übernimmt das System, nicht der Mensch.
Bestellungen werden zeitnah zum Auftrag, nicht erst nach dem Abarbeiten des Postfachs.
Preis- und Mengenkonflikte zeigen sich am Eingang, nicht erst beim Wareneingang des Kunden.
Jeder Auftrag hat einen dokumentierten Bearbeitungsstand statt eines Postfach-Status.
Zuordnungen und Regeln stehen im System und nicht nur im Gedächtnis erfahrener Kollegen.
Geprüfte, einheitliche Auftragsdaten statt Tippfehler und Format-Wildwuchs.
Konkrete Zahlen nennen wir, wenn wir Ihren Prozess gesehen haben, nicht vorher.
Unsicher, wo Ihr Prozess steht? Genau dafür ist der Prozess-Check da.
Ja. Die Bestellung wird ausgelesen, gegen Kunden- und Artikelstamm geprüft und über die Schnittstelle Ihres ERP als Auftrag angelegt oder zur Übernahme vorbereitet. Eindeutige Fälle laufen durch, alles andere geht zur Freigabe.
Nein. Die Automatisierung legt sich als Schicht über Ihre bestehende Systemlandschaft und nutzt dokumentierte Schnittstellen oder Importwege. Ihr ERP bleibt das führende System.
Solche Vorgänge werden nicht stillschweigend übernommen. Sie landen als Prüfaufgabe bei Ihren Mitarbeitern, zusammen mit dem Original-Dokument, den erkannten Daten und dem konkreten Konfliktpunkt.
Ja, auch Freitext-Bestellungen lassen sich auslesen. Grenzen gibt es bei Handschrift und sehr schlechten Scans. Solche Fälle gehen als vorbefüllte Aufgabe in die manuelle Erfassung.
Nicht zwingend. Kommen Bestellungen strukturiert an, reichen Regeln und Schnittstellen. KI setzen wir dort ein, wo Dokumente und Freitext verstanden werden müssen, nicht als Selbstzweck.
Durch Prüfung statt Vertrauen: Stammdaten-Abgleich, Plausibilitätsregeln, Freigaben bei Unsicherheit und ein Protokoll je Vorgang. Ein Auftrag entsteht erst, wenn die Prüfungen bestanden sind.
Eine feste Grenze gibt es nicht. Als Orientierung: Wenn täglich Bestellungen abgetippt werden, lohnt sich der Blick fast immer. Genau das rechnen wir im Prozess-Check gemeinsam durch.
Die Workflow-Plattform läuft auf Servern in Deutschland. Welche Daten ein KI-Dienst sieht, legen wir gemeinsam fest, geregelt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine DSGVO-konforme Umsetzung.
Genau dort schauen wir im kostenfreien Prozess-Check hin: Welche Systeme sind beteiligt, welche Daten liegen vor, was lässt sich automatisieren und was nicht. Danach wissen Sie, ob sich eine Umsetzung lohnt.