Wir automatisieren den Weg der Rechnung durch Ihr Unternehmen: Eingangsrechnungen werden ausgelesen, gegen Bestellung und Wareneingang geprüft, zur Freigabe geleitet und strukturiert an die Buchhaltung übergeben. Aus der E-Rechnungspflicht wird ein Vorteil statt einer lästigen Auflage.
Vier Situationen, die wir in Betrieben immer wieder sehen, unabhängig von Branche und Buchhaltungssoftware.
Die XRechnung kommt digital an und wird für die Freigabe ausgedruckt, abgezeichnet und wieder eingescannt. Das Format ist neu, der Prozess von 1995.
Zur Freigabe geht die Rechnung per Mail an den Abteilungsleiter. Der ist im Urlaub. Beim Monatsabschluss fehlt sie, die Mahnung des Lieferanten kommt trotzdem pünktlich.
Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang überein? Das prüft jemand Position für Position, in zwei Systemen und einem Ordner. Bei Abweichungen beginnt die Detektivarbeit.
Am Monatsende werden Belege gesammelt, sortiert und ans Steuerbüro geschickt. Rückfragen kommen Wochen später, wenn sich niemand mehr an den Vorgang erinnert.
Branchenwerte aus Studien zur Rechnungsverarbeitung: Eine manuell verarbeitete Eingangsrechnung braucht im Schnitt über eine Woche bis zur Buchung und kostet spürbar zweistellige Minutenbeträge an Arbeitszeit. Nicht dramatisch pro Beleg, teuer in Summe.
Nicht jeder Betrieb braucht alles. Aus diesen Bausteinen stellen wir den Ablauf zusammen, der zu Ihrem Finanzprozess passt.
Rechnungen aus Postfächern und Portalen einsammeln: XRechnung, ZUGFeRD, PDF und Scan.
Beträge, Positionen, Steuersätze und Bankverbindung strukturiert extrahieren und validieren.
Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch abgleichen, Abweichungen konkret benennen.
Die Rechnung geht nach Ihren Regeln an die richtige Person, mit Erinnerung und Vertretungsregel.
Geprüfte Belege strukturiert an Buchhaltungssoftware oder Steuerbüro übergeben, laufend statt am Stichtag.
Aus Auftrag oder Leistungsnachweis die E-Rechnung im richtigen Format erzeugen und versenden.
Zahlungseingänge offenen Posten zuordnen und das Mahnwesen geordnet anstoßen.
Jeder Beleg landet mit Protokoll und Freigabehistorie im DMS, auffindbar statt abgeheftet.
Der wirtschaftlich wichtigste Einzelprozess in der Verwaltung: einmal heute, einmal mit Automatisierung.
Eine mögliche Architektur für die Rechnungsverarbeitung, aufgebaut aus den Systemen, mit denen Sie heute schon arbeiten.
Steuersätze, Freigabegrenzen und Kontierungsregeln sind Regeln: nachvollziehbar, testbar und ohne laufende Kosten pro Beleg.
KI liest PDF-Rechnungen und Scans. XRechnung und ZUGFeRD brauchen keine KI, das sind strukturierte Daten. Unsichere Fälle gehen an einen Menschen.
Protokoll je Beleg, Monitoring, definierte Fehlerwege und Wiederanlauf gehören zur Lösung, nicht ins Kleingedruckte.
Die Übergabe an DATEV läuft über die offiziellen DATEV-Datenservices. Welche Anbindung konkret möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell und Konfiguration ab. Das prüfen wir mit Ihnen und Ihrem Steuerberater, bevor wir etwas zusagen.
Für Finanzen und Verwaltung sind meist drei Lösungsarten relevant. Was passt, entscheidet Ihr Prozess, nicht der Werkzeugkasten.
Wann sinnvoll: Rechnungen kommen gemischt an: als PDF, Scan und E-Rechnung, Aufbau je Lieferant verschieden.
Beispiel: KI liest die PDF-Rechnung, Regeln prüfen gegen Bestellung, Abweichungen gehen zur Freigabe.
Wann sinnvoll: Belege liegen strukturiert vor, als XRechnung, ZUGFeRD oder Export aus einem Portal.
Beispiel: E-Rechnungen werden ohne KI-Baustein validiert, kontiert vorbereitet und übergeben.
Wann sinnvoll: Freigaben sollen schnell gehen, auch unterwegs und ohne Buchhaltungssoftware-Zugang.
Beispiel: Eine schlanke Freigabemaske zeigt Beleg, Bestellung und Abweichung nebeneinander.
Für Finanzen und Verwaltung sind das typischerweise diese Systemkategorien.
Die Übergabe an DATEV läuft über die offiziellen DATEV-Datenservices, abgestimmt mit Ihrem Steuerberater. Grundsätzlich binden wir jedes System mit dokumentierter REST-, OData- oder SOAP-Schnittstelle an. Was im Einzelfall möglich ist, prüfen wir vorab.
FlowCore™ verbindet Prozessverständnis, klare Architektur und nahtlose Integration: drei Schritte zum zuverlässigen Finanzprozess.
Wir verfolgen echte Belege vom Eingang bis zur Buchung: Wo wird gedruckt, gewartet, gesucht? Danach bewerten wir, was sich wirtschaftlich lohnt.
Freigabegrenzen, Kontierungslogik und Vertretungsregeln werden zu einem klaren Soll-Prozess geordnet, bevor etwas gebaut wird. Auch mit Blick auf GoBD und E-Rechnungspflicht.
Der Ablauf fügt sich in Postfach, ERP, Buchhaltung und DMS ein. Fallback-Regeln, Freigaben und Monitoring sind von Anfang an Teil der Lösung.
Für die Rechnungsverarbeitung zeigen wir einen nachgestellten Demo-Prozess und echte Referenzen aus anderen Prozessbereichen.
Deshalb behaupten wir hier auch keine. Wie wir arbeiten und was dabei herauskommt, zeigen drei echte Projekte aus Vertrieb, Personalgewinnung und Recherche, mit Namen, Gesicht und nachvollziehbaren Ergebnissen:
Rechnungsdaten werden ausgelesen und validiert, nicht von Hand erfasst.
Die Rechnung liegt beim Richtigen, mit Erinnerung und Vertretungsregel statt Postfach-Odyssee.
Wenn Rechnungen in Tagen statt Wochen durchlaufen, ist Skonto eine Option statt Theorie.
Das Steuerbüro bekommt geprüfte Belege fortlaufend, Rückfragen kommen früher und seltener.
Preis- und Mengenkonflikte zeigen sich beim Eingang, nicht erst beim Zahllauf.
Freigabehistorie und Ablage sind dokumentiert, auch wenn die Betriebsprüfung fragt.
Konkrete Zahlen nennen wir, wenn wir Ihren Prozess gesehen haben, nicht vorher.
Unsicher, wo Ihr Rechnungsprozess steht? Genau dafür ist der Prozess-Check da.
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Übergangsfristen für den Versand laufen gestaffelt aus. Entscheidend ist: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Wer sie nur druckt oder als PDF ablegt, verschenkt genau den Vorteil, für den das Format gemacht ist. Verbindliche Auskünfte zu Fristen und Pflichten gibt Ihr Steuerberater.
Ja. Strukturierte Formate werden direkt validiert, PDFs und Scans liest die KI aus. Danach laufen alle Belege durch dieselbe Prüfung und Freigabe.
Über die offiziellen DATEV-Datenservices, abgestimmt mit Ihrem Steuerbüro. Belege und Buchungsdaten gehen laufend und strukturiert dorthin statt gesammelt am Stichtag.
Nein. Sie bereitet vor: auslesen, prüfen, kontieren nach Ihren Regeln, Freigabe einholen. Die fachliche Verantwortung für die Buchung bleibt bei Buchhaltung und Steuerberater.
Solche Belege werden nicht stillschweigend durchgewunken. Sie landen als Prüfaufgabe bei Ihren Mitarbeitern, mit Beleg, Bestellung und dem konkreten Konfliktpunkt.
Der Prozess wird so gebaut, dass er die GoBD-Anforderungen unterstützt: unveränderte Ablage des Originalbelegs, lückenloses Protokoll, nachvollziehbare Freigaben. Die Verfahrensdokumentation stimmen wir mit Ihrem Steuerberater ab.
Eine feste Grenze gibt es nicht. Als Orientierung: Wenn Belege regelmäßig gedruckt, herumgereicht oder am Monatsende gesammelt werden, lohnt sich der Blick fast immer. Genau das rechnen wir im Prozess-Check durch.
Die Workflow-Plattform läuft auf Servern in Deutschland. Welche Daten ein KI-Dienst sieht, legen wir gemeinsam fest, geregelt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine DSGVO-konforme Umsetzung.
Genau das schauen wir uns im kostenfreien Prozess-Check an: Wie Belege heute laufen, welche Systeme beteiligt sind, was sich automatisieren lässt und was nicht. Danach wissen Sie, ob sich eine Umsetzung lohnt.