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Use Case · Produktion & Qualität

Produktionsdokumentation automatisieren: eine vollständige Akte je Auftrag.

Prüfprotokolle, Zeugnisse und Rückmeldungen werden automatisch dem Auftrag und der Charge zugeordnet, auf Vollständigkeit geprüft und auffindbar abgelegt. Auf dieser Seite sehen Sie den Workflow so, wie er wirklich aussieht, direkt aus n8n.

Lösungsart: KI-gestützter WorkflowBereich: Produktion & QualitätEntscheidung bleibt beim Menschen
Schematischer Vorher-Nachher-Vergleich: Vorgänge heute von Hand über mehrere Kanäle prüfen, mit Workflow erkennen, auslesen und vorprüfen, Entscheidung beim Menschen
Das Problem

In drei Sätzen.

Jeder Auftrag wird dokumentiert, zusammengesucht wird trotzdem von Hand. Protokolle stehen im Ordner, Zeugnisse im Postfach, Messwerte in Excel, und eine vollständige Sicht auf den Auftrag hat niemand. Dass ein Zeugnis oder Protokoll fehlt, fällt erst beim Zusammenstellen der Enddokumentation auf, und die Lieferung wartet.
Demo-Workflow · nachgestellt, keine Kundendaten

So sieht der Workflow in n8n aus.

So läuft der Ablauf als n8n-Workflow. Wir haben ihn als Prototyp mit Demo-Modulen nachgebaut, damit Sie den Weg nachvollziehen können. In Ihrem Projekt stehen an diesen Stellen Ihre eigenen Systeme.

n8n-Workflow für Produktionsdokumentation: Prototyp mit Demo-Modulen

Aufgebaut mit n8n, selbst gehostet auf einem Server in Deutschland. Die gezeigten Bausteine sind Demo-Module; im Projekt kommen Ihre Systeme an ihre Stelle: Ihr Postfach, Ihr ERP oder CRM, Ihre Ablage.

Der Ablauf

Was der Workflow tut und was er bewusst nicht tut.

SCHRITT FÜR SCHRITT
1Auftragsakte automatisch anlegen: Zu jedem Fertigungsauftrag entsteht aus den ERP-Daten eine digitale Akte mit Auftragsnummer, Charge und Soll-Liste der Nachweise
2Prüfprotokolle erfassen und zuordnen: KI liest Protokolle aus Scan, Foto oder Formular, Regeln ordnen sie Auftrag und Charge zu und legen sie revisionssicher in der Akte ab
3Zeugnisse und Nachweise zuordnen: 3.1-Zeugnisse nach EN 10204 werden beim Wareneingang erfasst und automatisch in die Akten der betroffenen Aufträge gelegt
4Rückmeldungen und Fotos einsammeln: Stückzahlen, Ausschussgründe und Bilddokumentation gehen aus Formularen direkt in die Akte und ins ERP, ohne abendliches Abtippen
5Vollständigkeit und Toleranzen prüfen: Jede Akte wird gegen die Soll-Liste geprüft, Messwerte gegen den Prüfplan, Lücken und Überschreitungen gehen sofort an QS
6Pakete erzeugen und archivieren: Enddokumentation oder Erstmusterprüfbericht entstehen als sortiertes Paket aus der Akte, jedes Dokument bleibt mit Auftrag und Charge auffindbar
BEWUSST NICHT AUTOMATISIERT
Die Prüfung selbst. Gemessen und beurteilt wird von Ihren Prüfern, der Workflow übernimmt Zuordnung und Ablage
Unsichere Werte. Unleserliches geht mit Bild des Originals in die Klärung, nicht still in die Akte
Maschinen und Steuerungen. Wir automatisieren den Informationsfluss, keine SPS und keine Anlagen
Diese Grenzen sind kein Mangel, sondern Absicht: Automatisiert wird der Informationsfluss, nicht das Urteil der Qualitätssicherung.
HR-Mitarbeiterin zeigt einem Kollegen eine aufgeräumte Bewerber-Übersicht am Bildschirm
Voraussetzungen & Ergebnisse

Was Sie brauchen und was dabei herauskommt.

Eine Akte je Auftrag

Protokolle, Zeugnisse und Rückmeldungen hängen am Auftrag, nicht in fünf Systemen verteilt.

Lücken fallen früh auf

Fehlende Nachweise werden während der Fertigung gemeldet, nicht erst beim Versand.

Dokumentationspakete auf Knopfdruck

Enddokumentation und Erstmusterprüfbericht entstehen aus der Akte, nicht aus tagelanger Sucherei.

Das brauchen Sie dafür: Aufträge und Chargen in einem ERP oder PPS, Zugriff auf Scans, Formulare und Ablage und eine Person, die Soll-Listen und Zuordnungsregeln mit uns festlegt. Mehr nicht. Ein Systemwechsel ist nicht nötig.
Echte Ergebnisse

Referenzen aus unserer Arbeit.

Für diesen Use Case veröffentlichen wir noch keine eigene Fallstudie. Diese beiden Projekte zeigen, wie wir arbeiten: gleiche Methode, nachvollziehbare Ergebnisse.

GRAFSCHAFTER WIRTSHAUS · PERSONALGEWINNUNG

Über 300 Bewerbungen, verteilt auf Postfächer, Portale und Zettel. Nach der Umstellung sammelt, sortiert und bewertet ein zentrales Bewerbermanagement, entschieden wird im Betrieb.

1 bis 2 Min. pro Bewerbung55 Einstellungen in 8 Wochen
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Bewerbungen und Anfragen liefen über E-Mail und Excel. Ein zentrales Bewerbermanagement plus sauberer Ansprache-Prozess haben die Verwaltung gebündelt und Wachstum möglich gemacht.

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Passend zu diesem Use Case.

Wie lange dauert bei Ihnen die Suche nach einem Chargen-Nachweis?

Im kostenfreien Prozess-Check klären wir, wie Protokolle, Zeugnisse und Rückmeldungen heute laufen, welche Systeme beteiligt sind und ob sich dieser Workflow für Sie rechnet, ehrliche Antwort inklusive, auch wenn sie Nein lautet.

15 Minuten, telefonisch oder per Video. Sie sprechen direkt mit Kevin Hippert, nicht mit einem Vertriebsteam.