Wir automatisieren die Sachbearbeitung im Einkauf: Auftragsbestätigungen werden positionsweise gegen die Bestellung geprüft, Liefertermine überwacht und Dokumente dem richtigen Vorgang zugeordnet. Über Abweichungen entscheidet Ihr Einkäufer, nicht das System.
Vier Situationen aus dem Einkaufsalltag mittelständischer Betriebe.
Die Auftragsbestätigung liegt als PDF im Postfach. Positionen, Preise, Mengen und Termin werden Zeile für Zeile gegen die Bestellung verglichen. Nach der dritten Stunde Zahlenvergleich rutschen Abweichungen durch.
Ob ein Lieferant überhaupt bestätigt hat, steht in einer Excel-Liste oder nirgends. Die Verzögerung fällt erst auf, wenn die Produktion fragt, wo das Material bleibt.
Das 3.1-Zeugnis kommt irgendwann per Mail, wird abgetippt und abgeheftet. Beim Audit sucht jemand stundenlang nach genau diesem einen Dokument.
Die Bestellanforderung wandert per Mail durch mehrere Ebenen. Ist der Genehmiger im Urlaub, liegt der Vorgang, und die Vertretung kennt die Begründung nicht.
Praxiswerte aus Einkaufsprojekten: 15 bis 20 Minuten Prüfzeit pro Auftragsbestätigung. Und rechtlich gilt: Eine abweichende AB ist ein neues Angebot. Wer nicht widerspricht, akzeptiert.
Nicht jeder Betrieb braucht alles. Aus diesen Bausteinen stellen wir den Ablauf zusammen, der zu Ihrem Einkauf passt.
Anforderungen aus den Fachabteilungen strukturiert erfassen, vervollständigen und als BANF ins ERP übergeben.
Eingehende ABs auslesen und positionsweise gegen die Bestellung abgleichen. Nur echte Abweichungen landen beim Einkäufer.
Fehlende Bestätigungen und überfällige Positionen erkennen und abgestufte Erinnerungen auslösen, bis zur Liefermahnung.
Lieferscheine, Zeugnisse und Zertifikate erkennen, der Bestellung oder Charge zuordnen und revisionssicher ablegen.
Jede Lieferanten-Mail dem richtigen Vorgang zuordnen. Die Historie steht im System, nicht in Einzelpostfächern.
Bestellfreigaben mit Wertgrenzen, Vertreterregelung und Erinnerungen digital steuern statt per Unterschriftenmappe.
Neue Lieferanten mit Prüfregeln anlegen, Dubletten und veraltete Daten erkennen, bevor sie falsche Bestellungen erzeugen.
Bestellungen ohne Rückmeldung automatisch finden und den Lieferanten nach definierter Frist erinnern.
Der Prozess mit dem größten Hebel im Einkauf: einmal heute, einmal mit Automatisierung.
Eine mögliche Architektur für die Einkaufs-Sachbearbeitung, aufgebaut aus den Systemen, mit denen Sie heute schon arbeiten.
Der Positionsabgleich ist Regelwerk: Nummern, Mengen, Toleranzen, Fristen. Das braucht keine KI, sondern saubere Zuordnung. Nachvollziehbar und testbar.
KI liest PDFs, Scans und Freitext-Mails. Unsichere Zuordnungen gehen an den Einkäufer, nicht ungeprüft ins ERP.
Protokoll je Vorgang, Monitoring, definierte Fehlerwege und Wiederanlauf gehören zur Lösung und nicht ins Kleingedruckte.
Welche Anbindung konkret möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell, Schnittstellen und Systemkonfiguration ab. Das prüfen wir, bevor wir etwas zusagen.
Für den Einkauf sind meist drei Lösungsarten relevant. Was passt, entscheidet Ihr Prozess, nicht der Werkzeugkasten.
Wann sinnvoll: ABs und Lieferdaten kommen strukturiert über EDI oder Lieferantenportale.
Beispiel: EDI-Bestätigungen werden direkt gegen die Bestellung geprüft, ganz ohne KI-Baustein.
Wann sinnvoll: ABs, Lieferscheine und Zeugnisse kommen als PDF, Scan oder Freitext-Mail.
Beispiel: KI liest die AB, Regeln vergleichen mit der Bestellung, Abweichungen gehen zur Entscheidung.
Wann sinnvoll: Freigaben und Abweichungen sollen nicht im ERP-Dickicht entschieden werden.
Beispiel: Eine schlanke Maske zeigt Bestellung und AB nebeneinander, entschieden wird mit einem Klick.
Für den Einkauf sind das typischerweise diese Systemkategorien.
Grundsätzlich binden wir jedes System mit dokumentierter REST-, OData- oder SOAP-Schnittstelle an, dazu SQL-Datenbanken und Dateiformate. Was im Einzelfall möglich ist, hängt von Produktversion, Lizenzmodell und Konfiguration ab. Das prüfen wir vorab.
FlowCore™ verbindet Prozessverständnis, klare Architektur und nahtlose Integration: drei Schritte zum zuverlässigen Einkaufsprozess.
Wir schauen uns echte ABs, echte Postfächer und den echten Ablauf an: Was wird geprüft, was bleibt liegen, was kostet Marge? Danach bewerten wir, was sich wirtschaftlich lohnt.
Stichproben und Doppelablagen werden nicht digitalisiert, sondern ersetzt: Zuständigkeiten, Fristen und Sonderfälle werden zu einem klaren Soll-Prozess geordnet.
Der Ablauf fügt sich in Postfach, ERP und Ablage ein, statt sie zu ersetzen. Entscheidungen, Fristen und Monitoring sind von Anfang an Teil der Lösung.
Für den Einkauf zeigen wir einen nachgestellten Demo-Prozess und echte Referenzen aus anderen Prozessbereichen.
Deshalb behaupten wir hier auch keine. Wie wir arbeiten und was dabei herauskommt, zeigen drei echte Projekte aus Vertrieb, Personalgewinnung und Recherche, mit Namen, Gesicht und nachvollziehbaren Ergebnissen:
Jede Bestätigung wird abgeglichen, nicht nur die Stichprobe bei großen Bestellwerten.
Verschiebungen zeigen sich bei der AB-Prüfung, nicht erst wenn die Produktion aufs Material wartet.
AB-Daten, Termine und Dokumente landen ohne Doppelerfassung im ERP.
Zeugnisse und Lieferscheine hängen am Vorgang, nicht im Ordnerregal.
Wertgrenzen, Vertreterregelung und Erinnerungen halten Vorgänge in Bewegung.
Termintreue und Abweichungen je Lieferant stehen dokumentiert bereit, nicht im Bauchgefühl.
Konkrete Zahlen nennen wir, wenn wir Ihren Prozess gesehen haben, nicht vorher.
Unsicher, wo Ihr Einkauf steht? Genau dafür ist der Prozess-Check da.
Nein. Die Automatisierung dockt über dokumentierte Schnittstellen oder Importwege an Ihr bestehendes ERP an. Es bleibt das führende System.
Ja. ABs, Lieferscheine und Zeugnisse werden per KI-Extraktion ausgelesen und strukturiert übergeben. Unleserliche Dokumente gehen in eine Klärungsschleife statt in den Ordner.
Nichts wird stillschweigend übernommen. Die Abweichung landet mit Bestellung, AB und Konfliktpunkt beim Einkäufer, der entscheidet.
Eine abweichende AB gilt als neues Angebot. Wer nicht widerspricht und die Ware annimmt, riskiert die geänderten Bedingungen. Genau deshalb lohnt die lückenlose Prüfung.
Der Workflow kennt Bestelltermin und Bestätigungsstatus. Fehlt die AB oder platzt der Termin, gehen abgestufte Erinnerungen raus, bis zur Liefermahnung.
Die laufen als strukturierte Daten direkt in den Abgleich. KI braucht es nur für PDFs, Scans und Freitext-Mails.
Prozesse mit Volumen und klaren Regeln. In der Praxis meist die AB-Prüfung und die Dokumentenzuordnung. Genau das klären wir im Prozess-Check.
Ja. Die Automatisierung übernimmt Abgleich und Fristen. Jede Entscheidung bei Abweichungen bleibt beim Menschen, protokolliert und nachvollziehbar.
Genau das schauen wir uns im kostenfreien Prozess-Check an: Welche Systeme sind beteiligt, wie kommen ABs und Dokumente heute herein, was lässt sich automatisieren und was nicht. Danach wissen Sie, ob sich eine Umsetzung lohnt.