EU AI Act 2026: Pflichten für Unternehmen ab August

Am 2. August 2026 wird der EU AI Act zum ersten Mal für die Breite der Unternehmen spürbar. Bis dahin betrafen die Regeln vor allem Anbieter großer KI-Modelle und die wenigen verbotenen Anwendungsfälle. Ab August gelten die Transparenzpflichten, und die treffen jedes Unternehmen, das KI sichtbar einsetzt: im Chatbot auf der Website, in generierten Bildern, in automatisch erstellten Texten. Gleichzeitig kursieren viele Halbwahrheiten. Die einen ignorieren das Thema komplett, die anderen kaufen in Panik Compliance-Pakete, die sie nicht brauchen.

Dieser Artikel ordnet ein, was für einen mittelständischen Betrieb wirklich gilt, was verschoben wurde und welche Schritte sich jetzt lohnen. Vorweg die wichtigste Nachricht: Für die meisten KMU ist der AI Act gut beherrschbar, wenn man weiß, in welcher Risikoklasse die eigenen Anwendungen liegen.

Warum der 2. August 2026 ein Stichtag ist und trotzdem kein Grund zur Panik

Der AI Act, formal die Verordnung (EU) 2024/1689, ist seit August 2024 in Kraft, wirkt aber gestaffelt. Die Verbote und die Pflicht zur KI-Kompetenz gelten seit Februar 2025, die Regeln für Anbieter großer Modelle seit August 2025. Im August 2026 endet nun die zentrale Übergangsfrist: Ab dann müssen KI-Interaktionen und KI-erzeugte Inhalte erkennbar sein. Das ist der Teil, der fast jedes Unternehmen berührt. Es ist aber auch der Teil mit dem geringsten Aufwand. Wer weiß, wo im Betrieb KI läuft, erledigt die Kennzeichnung in überschaubarer Zeit.

Ein Grundsatz hilft bei der Einordnung. Der AI Act reguliert Anwendungen, nicht Technologie. Dieselbe KI, die in der Bewerberauswahl streng reguliert ist, darf im Rechnungseingang ohne besondere Auflagen arbeiten. Wer seine Prozesse kennt, kann deshalb sehr genau sagen, wo Handlungsbedarf besteht und wo schlicht keiner ist.

Der Zeitplan des EU AI Act: was wann gilt

Die Fristen im Überblick, inklusive einer Änderung, die viele noch nicht mitbekommen haben: Die strengen Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III, ursprünglich ebenfalls für August 2026 geplant, wurden auf den 2. Dezember 2027 verschoben. Der Zeitplan der EU-Kommission zur KI-Verordnung führt die neuen Daten bereits offiziell auf.

• 2. Februar 2025: Verbotene KI-Praktiken und die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 gelten. Betrifft jedes Unternehmen, dessen Mitarbeiter mit KI-Systemen arbeiten.
• 2. August 2025: Die Regeln für Anbieter großer KI-Modelle greifen. Betrifft die Modellanbieter, nicht deren Nutzer.
• 2. August 2026: Die Verordnung wird grundsätzlich anwendbar, die Transparenzpflichten nach Artikel 50 gelten. Betrifft jedes Unternehmen, das KI sichtbar einsetzt, vom Chatbot bis zum generierten Bild.
• 2. Dezember 2027: Die Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III gelten. Betrifft etwa KI in Bewerberauswahl, Leistungsbewertung oder Kreditvergabe.
• 2. August 2028: Die Pflichten für Hochrisiko-KI gelten auch dort, wo sie in regulierte Produkte eingebettet ist. Betrifft Hersteller CE-pflichtiger Maschinen und Geräte mit KI-Funktionen.

Für die Planung heißt das: Der Stichtag im August 2026 betrifft ausschließlich Transparenz. Wer Hochrisiko-Anwendungen einsetzt oder plant (dazu gleich mehr), hat für die aufwendigen Pflichten bis zum 2. Dezember 2027 Zeit, sollte die Zeit aber auch nutzen.

Zwei Einordnungen zum Zeitplan. Die Verschiebung der Hochrisiko-Fristen ist Teil der Vereinfachungspakete, mit denen die EU auf die Kritik an der Umsetzbarkeit reagiert hat, und sie ist kein loser Plan mehr: Das Europäische Parlament hat dem Änderungspaket am 16. Juni 2026 zugestimmt, die finale Annahme durch den Rat am 29. Juni 2026 hat die neuen Fristen verbindlich gemacht. Es gilt der 2. Dezember 2027 für eigenständige Hochrisiko-Systeme und der 2. August 2028 für KI, die in regulierten Produkten steckt (etwa in Maschinensteuerungen mit CE-Pflicht). Wer Maschinen oder Geräte mit eingebetteter KI herstellt, sollte das getrennt vom Büro-Thema betrachten, hat dafür aber die längste der neuen Fristen.

Die vier Risikoklassen und wo Ihr Unternehmen wahrscheinlich steht

Der AI Act sortiert KI-Anwendungen nach Risiko, nicht nach Unternehmensgröße. Entscheidend ist also nicht, ob Sie zehn oder zehntausend Mitarbeiter haben, sondern wofür die KI eingesetzt wird.

Die Praxis in mittelständischen Betrieben sieht fast immer so aus: Die große Mehrheit der Anwendungen liegt mit internen Automatisierungen, Textassistenz, Dokumentenverarbeitung und Datenabgleich in der untersten Klasse und löst keine besonderen Pflichten aus. Ein automatisierter Rechnungseingang ist dafür ein gutes Beispiel: Er verarbeitet Belege, entscheidet aber nicht über Menschen. Ein kleinerer Teil fällt unter die Transparenzpflichten. Hochrisiko wird es typischerweise erst, wenn KI über Menschen entscheidet: bei der Bewerberauswahl, der Leistungsbewertung von Mitarbeitern oder der Kreditvergabe.

Transparenzpflichten des EU AI Act ab August 2026: die konkreten Fälle

Artikel 50 verlangt im Kern drei Dinge:

• Erkennbare Interaktion: Wer mit einem KI-System interagiert, muss das erkennen können. Ein Chatbot darf sich nicht als Mensch ausgeben.
• Gekennzeichnete Inhalte: KI-erzeugte oder KI-bearbeitete Inhalte, die echten Personen, Orten oder Ereignissen täuschend ähnlich sind, müssen als künstlich gekennzeichnet werden.
• Maschinenlesbare Markierung: Anbieter solcher Systeme müssen die Inhalte auch maschinenlesbar markieren. Das betrifft in erster Linie die Hersteller der Werkzeuge, nicht deren Nutzer.

An dieser Stelle lohnt der Blick auf die Rollen, die die Verordnung unterscheidet. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt und auf den Markt bringt. Betreiber ist, wer es in eigener Verantwortung einsetzt. Ein Beispiel macht den Unterschied greifbar: Der Softwarehersteller Ihres Website-Chatbots muss als Anbieter die maschinenlesbare Markierung in sein Produkt einbauen. Ihr Betrieb als Betreiber sorgt dafür, dass Besucher den Hinweis auf das KI-System im Chat-Fenster tatsächlich sehen. Die aufwendigen technischen Pflichten liegen fast immer beim Anbieter, die sichtbare Kennzeichnung im Alltag beim Betreiber.

Für einen typischen Betrieb heißt das konkret: Der Website-Chatbot bekommt einen Hinweis, dass er ein automatisches System ist. Fotorealistische KI-Bilder in Broschüren oder auf der Website werden gekennzeichnet, etwa im Impressum oder direkt am Bild. Illustrationen und abstrakte Grafiken, die erkennbar keine echten Aufnahmen sind, fallen dagegen nicht unter die Deepfake-Regel. Und interne Automatisierungen ohne Außenwirkung bleiben von Artikel 50 ohnehin unberührt.

Damit es greifbar wird, zwei Formulierungen, die den Zweck erfüllen, ohne juristisch aufgeblasen zu sein. Für den Chatbot, sichtbar im Chat-Fenster: „Sie chatten mit einem automatischen Assistenten. Ihre Fragen beantwortet ein KI-System; bei Bedarf übernimmt ein Mitarbeiter.“ Für das Impressum oder die Bildunterschrift: „Einzelne Illustrationen und Grafiken auf dieser Website wurden mit KI-Werkzeugen erstellt. Sie stellen keine realen Personen, Orte oder Ereignisse dar.“ Beides ist ehrlich, verständlich und erfüllt den Zweck der Vorschrift. Mehr Text macht es nicht besser.

Dokumentation: schlank, aber belastbar

Die unterschätzte Frage ist nicht, ob man dokumentiert, sondern wie viel. Die Antwort für den Mittelstand: ein Ordner, vier Dokumente.

• Inventarliste: Anwendung, Abteilung, Zweck, Anbieter.
• Einordnung: pro Anwendung die Risikoklasse mit einem Satz Begründung. Dieser eine Satz ist später Gold wert, wenn jemand fragt, warum eine Anwendung als unkritisch gilt.
• Schulungsnachweis: Wer wurde wann zu welchem System eingewiesen?
• Kennzeichnungsorte: Wo steht welcher Hinweis?

Das Ganze lebt am besten dort, wo ohnehin Ihre Prozessdokumentation liegt, und wird bei Änderungen mitgepflegt: neue Anwendung, neue Zeile. Wer das einmal aufgesetzt hat, beantwortet jede Anfrage in Minuten, ob sie vom Kunden, vom Auditor oder von der Behörde kommt, statt in Krisensitzungen. Und es diszipliniert nebenbei die Schatten-IT: Eine Anwendung, die niemand in die Liste eintragen will, ist meist eine, über die man ohnehin reden sollte.

Die KI-Kompetenzpflicht gilt schon und wird unterschätzt

Während alle auf 2026 schauen, gilt eine Pflicht bereits seit Februar 2025: Nach Artikel 4 müssen Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter, die mit KI-Systemen arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Das verlangt keine Zertifikate und keine Prüfungen, aber nachvollziehbare Maßnahmen: Wer nutzt welche Systeme, und woher weiß diese Person, was das System kann und was nicht?

Sinnvoll umgesetzt ist das keine Bürokratie, sondern Betriebssicherheit. Ein Mitarbeiter, der weiß, dass ein Sprachmodell überzeugend falsch liegen kann, prüft Ergebnisse anders als einer, der das Werkzeug für eine bessere Suchmaschine hält. Das gilt umso mehr, wenn Routineaufgaben in der IT automatisiert laufen und niemand mehr jedes einzelne Ergebnis ansieht. Eine kurze, dokumentierte Schulung pro Rolle reicht in den meisten Fällen aus. Wichtig ist, dass sie stattfindet und belegbar ist.

Hochrisiko: verschoben auf den 2. Dezember 2027, aber nicht vom Tisch

Die Verschiebung der Anhang-III-Pflichten von August 2026 auf den 2. Dezember 2027 verschafft Luft, ändert aber nichts am Inhalt. Wer KI in Personalentscheidungen, Bonitätsprüfungen oder ähnlichen Bereichen einsetzt, muss dann Risikomanagement, Datenqualität, Protokollierung, menschliche Aufsicht und technische Dokumentation nachweisen. Das ist echter Aufwand.

Die pragmatische Konsequenz für den Mittelstand ist, geplante Projekte früh auf Hochrisiko-Merkmale zu prüfen. Oft lässt sich dieselbe Aufgabe so zuschneiden, dass die KI vorbereitet und der Mensch entscheidet. Wie man solche Grenzen technisch sauber zieht, zeigt unser Artikel über Confidence-basiertes Routing in KI-Workflows: Unsichere Fälle gehen automatisch an einen Menschen, und genau diese Architektur senkt das regulatorische wie das betriebliche Risiko.

Ein Rechenbeispiel: die KI-Inventur in einem 60-Mitarbeiter-Betrieb

Wie viel Aufwand steckt wirklich dahinter? Rechnen wir es an einem typischen Fall durch: einem Maschinenbaubetrieb mit 60 Mitarbeitern, der KI bislang ohne Bestandsaufnahme nutzt.

Die Inventur fördert erfahrungsgemäß mehr zutage als erwartet: der offizielle Textassistent im Vertrieb, ein Übersetzungstool im Export, KI-Funktionen im CRM, ein Testlauf zur Dokumentenerfassung in der Buchhaltung, dazu drei, vier private ChatGPT-Konten, von denen niemand offiziell weiß. Sagen wir: neun Anwendungen. Für die Bestandsaufnahme über alle Abteilungen sind ein bis zwei Arbeitstage realistisch. Das meiste davon sind Gespräche, keine Technik.

Die Einordnung danach geht schnell: Sieben der neun Anwendungen landen bei minimalem Risiko und sind damit erledigt. Der Website-Chatbot braucht einen Transparenzhinweis; das ist eine halbe Stunde inklusive Formulierung. Die KI-Bilder aus dem Marketing bekommen eine Kennzeichnung im Impressum. Bleiben die Schulungen: eine Stunde pro Rolle, einmal dokumentiert, macht bei vier Rollen einen halben Tag. In Summe: zwei bis drei Arbeitstage für den kompletten Grundstock, einmalig, nicht jährlich. Das ist die realistische Größenordnung, über die wir hier reden. Wer Ihnen ein sechsstelliges Compliance-Projekt verkaufen will, sollte sehr genau begründen können, warum.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

Aus unserer Sicht besteht die vernünftige Vorbereitung aus fünf Schritten:

1. KI-Inventur: Welche Systeme laufen wo, auch die inoffiziellen? Das Rechenbeispiel oben zeigt die realistische Größenordnung.
2. Risikoklassen zuordnen: jede Anwendung einordnen; bei den meisten dauert das pro Fall wenige Minuten.
3. Kennzeichnung ergänzen: überall dort, wo Artikel 50 greift. Also Chatbot-Hinweis, Bildkennzeichnung, ein Satz im Impressum.
4. KI-Kompetenz auffrischen: die betroffenen Mitarbeiter dokumentiert schulen.
5. Ergebnisse festhalten: kurz und zentral, damit Sie auskunftsfähig sind, wenn jemand fragt.

Genauso wichtig ist die Nicht-Pflichtenliste: Sie brauchen keine Zertifizierung für Anwendungen mit minimalem Risiko; die große Mehrheit Ihrer Automatisierungen fällt darunter. Sie brauchen kein externes Audit, um einen Chatbot zu kennzeichnen. Und Sie brauchen keine Compliance-Software, deren Lizenzkosten den Schaden übersteigen, den sie verhindern soll. Die Bußgelder des AI Act sind real: Bei Verstößen gegen die Transparenzpflichten drohen nach Artikel 99 der KI-Verordnung bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Für KMU gilt dabei der jeweils niedrigere der beiden Beträge (Art. 99 Abs. 6). Und die Bußgelder treffen Verstöße, nicht Unwissenheit über Formalien bei minimalem Risiko.

Automatisierung und AI Act: saubere Prozesse sind die halbe Compliance

Eine Beobachtung aus der Praxis: Die Anforderungen des AI Act (wissen, wo KI läuft; nachvollziehen, was sie entscheidet; Menschen an den richtigen Stellen einbinden) sind exakt die Eigenschaften, die ein gut gebauter Workflow ohnehin hat. Wer seine Automatisierungen mit Protokollierung, klaren Freigabestufen und dokumentierten Abläufen baut, erfüllt einen Großteil der Erwartungen nebenbei. Was gutes Monitoring in Automatisierungen ausmacht und warum stille Fehler teurer sind als sichtbare, haben wir separat beschrieben. Dieselbe Protokollierung, die Fehler früh sichtbar macht, ist auch die Dokumentation, die der AI Act erwartet.

Das gilt übrigens unabhängig vom Werkzeug: Ob Sie Abläufe mit No-Code-Plattformen oder mit eigenem Code bauen, ändert nichts an den Pflichten, wohl aber daran, wie leicht sich Protokollierung und Freigabestufen nachrüsten lassen. Regulierung wird dann weniger zur Hürde als zum Qualitätsmaßstab, den man ohnehin anlegen sollte.

Häufige Fragen aus der Praxis

Gilt der AI Act auch für uns, wenn wir KI nur nutzen und nichts selbst entwickeln? Ja, aber in der milden Rolle. Die meisten Pflichten treffen Anbieter. Als Betreiber müssen Sie vor allem kennzeichnen (Artikel 50), für KI-Kompetenz sorgen (Artikel 4) und bei Hochrisiko-Anwendungen die Betreiberpflichten einhalten. Für reine Nutzung im minimalen Risikobereich gibt es keine besonderen Auflagen.

Müssen wir kennzeichnen, wenn Mitarbeiter E-Mails mit ChatGPT vorformulieren? Nein. Normale Geschäftskorrespondenz, die ein Mensch prüft und verantwortet, ist kein Deepfake und keine öffentliche Information über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse. Die Kennzeichnungspflicht zielt auf täuschend echte Medieninhalte und auf Systeme, die direkt mit Menschen interagieren.

Reicht ein Satz im Impressum als Kennzeichnung? Für pauschale Transparenz über KI-generierte Illustrationen ist das ein vertretbarer, gängiger Weg. Bei fotorealistischen Darstellungen und beim Chatbot muss der Hinweis dort stehen, wo der Nutzer ihn im Moment der Interaktion wahrnimmt: am Bild beziehungsweise im Chat-Fenster selbst.

Was passiert realistisch bei einem Verstoß? Die Aufsichtsstruktur in Deutschland wird gerade aufgebaut; realistisch beginnt Durchsetzung mit Beanstandung und Nachbesserungsfrist, nicht mit dem Maximalbußgeld. Darauf verlassen sollte man sich trotzdem nicht. Die Grundpflichten sind so günstig zu erfüllen, dass sich das Risiko schlicht nicht lohnt.

Wir planen ein KI-Projekt in der Personalabteilung. Stoppen? Nicht stoppen, aber richtig zuschneiden. Wenn die KI Unterlagen vorsortiert, zusammenfasst und ein Mensch jede Entscheidung trifft, sieht das regulatorisch fundamental anders aus, als wenn das System selbst filtert. Diese Weiche stellt man am besten in der Konzeption. Nachträglich wird es teuer.

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihre Prozesse stehen, mit Blick auf den EU AI Act wie wirtschaftlich: Im kostenfreien Prozess-Check schauen wir uns einen konkreten Ablauf an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie er sich sinnvoll automatisieren lässt.