Wo im Personalwesen jeden Tag Zeit und Bewerber verloren gehen.
Vier Situationen, die wir in Betrieben immer wieder sehen, gerade dort, wo Personalarbeit nebenher mitläuft.
Das Bewerber-Sammelpostfach
Bewerbungen kommen per E-Mail, über Portale und als Mappe. Sie landen in Postfächern, Weiterleitungen und Ablagen. Wer wo im Prozess steht, weiß niemand genau. Laut Bitkom hat nur gut jeder achte Betrieb mit 50 bis 99 Mitarbeitern überhaupt HR-Software.
Die Antwort nach drei Wochen
Bewerber warten im Schnitt über zwei Wochen auf eine Rückmeldung, die meisten erwarten sie binnen einer Woche. In der Zwischenzeit hat der Wettbewerber eingeladen. Studien zufolge bricht mehr als die Hälfte der Kandidaten Prozesse ab, die zu lange dauern.
Onboarding per Zuruf
Der neue Kollege kommt Montag. Laptop, Zugänge, Arbeitskleidung, Unterweisungen: alles hängt daran, dass jemand rechtzeitig daran denkt. Am ersten Tag fehlt dann doch die Hälfte, und der erste Eindruck ist dahin.
Das Zeugnis als Wochenprojekt
Arbeitszeugnisse, Urlaubsanträge, Krankmeldungen: vieles läuft über Papier, Word-Vorlagen und Erinnerungszettel. Laut Haufe-Studie dauert die Zeugniserstellung ohne Software in fast drei Viertel der Unternehmen länger als zwei Wochen.
Warum das mehr kostet als Zeit: Laut KOFA blieb 2025 rund jede dritte offene Fachkraftstelle rechnerisch unbesetzbar. Wer Bewerber durch langsame Prozesse verliert, verliert sie an den Markt, und eine unbesetzte Stelle kostet nach StepStone-Schätzung im Schnitt einen fünfstelligen Betrag.
